Öncelikle unutmamalı ki üniversite kurumsal iletişimi aynı zamanda bir marka yönetimi işidir. Burada hem bir marka yönetimindeki strateji – planlama- pazarlama – ve iletişim işlerinin hem de bir üniversitenin yönetiminde yer alan akademik – idari işlerin hesaba katılması gerekir.
Bir üniversite demek, işin içerisinde oldukça kalabalık bir yönetim kadrosunun ve yine kalabalıkça bir akademik kadronun yer aldığı kurum demektir. Bunlar kurumsal iletişim yöneticisi için ek iş yükleri, yönetilmesi gereken çokça ego ve aslında birçok da fırsatlar anlamına gelir.
Geçelim 10 maddeye;
- Mütevelli Heyeti Başkanı, Rektör, Genel Sekreter… Bir vakıf üniversitesinde kurumsal iletişim departmanının 3 patronu bu görevlerdeki kişilerdir. Üniversiteye, kişilere ya da rol paylaşımlarına göre bu görevlerdeki kişilerin biri ya da birkaçı daha aktif ya da baskın olabilir.
- Resmî olarak ilk sıradaki amiriniz Genel Sekreterdir, raporlama yapmanız gereken kişi odur. Öte yandan genellikle “spokes person” yani üniversite adına konuşan, akademik tarafın başındaki yönetici olan ve aslında sizin marka adına PR’ını yapmanız gereken kişi ise Rektördür. Çünkü üniversite aslî olarak akademik bir kurumdur ve dışarıdan bakanlar lider konumunda Rektör’ü görürler.
- Bir üniversitede akademik kadro çok önemlidir. Kuruma rengini verenler büyük oranda akademisyenlerdir. Akademisyenlerle çalışırken onlara alan açmalısınız, onları dinlemelisiniz ve değerli bilgilerinden faydalanmalısınız. Burada yapılan yaygın hatalardan birisi “Ben işimi bilmiyor muyum sanki, bu kişiler bana niye karışıp duruyor?” yaklaşımıdır. İyi bir ego sınavıdır ve başarırsanız çok rahat edersiniz.
- Üniversite Kurumsal İletişimi iç paydaşlar anlamında kritik bir “etkinlik yönetimi” işidir aynı zamanda. Üniversite evrensel olarak fikir üretilen ve paylaşılan bir yerdir. Bu anlamda sık sık konferans, seminer ve sempozyumlar düzenlenir. Bir üniversite kurumsal iletişim departmanında çalışmaya başladıysanız yapacağınız ilk işlerden birisi; karşı sayfadaki görseli duvarınıza asın, departmandakilerle paylaşın. Eline sağlık sevgili Bülent Fidan.
- 05. Üniversitede çok belirgin bir yıllık akademik döngü vardır. Bir akademik yıl genelde Eylül’de açılış töreni ve yeni öğrenciler için akademik oryantasyon ile başlar. Derslerin başlaması, sınav dönemleri, akademik etkinlikler, ara tatil, kış okulları, güz ve bahar dönemleri, bahar şenliği ve mezuniyet töreni ile Haziran’da sona erer. Yazın ise kritik dönem tercih dönemidir ki genelde Temmuz ayında gerçekleşir.
- Tercih dönemi özellikle kritiktir, yeni öğrenciler üniversite tercihleriyle sizin üniversitenizin kontenjanlarını doldurur ya da doldurmayabilir. Ayrıca taban puanları, daha da kritiği taban sıralaması önemlidir. Yani sizin bir bölümünüzdeki kontenjana son sıradan yerleşen öğrencinin, ilgili puan dalında kaçıncı olduğu önemlidir. Çünkü bu sizin okulunuz ve bölümünüz için bir indeks, bir göstergedir. Vakıf üniversiteleri için bölüm kontenjanlarını dolduramamak bir kabus iken artık bazı devlet üniversiteleri bile ücretsiz olmasına rağmen kontenjanları dolduramayabilmektedir.
Üniversiteler doğal şekilde prestijli kurumlardır, çünkü buralarda “yüksek” eğitim yapılır. Bir üniversitenin itibar yönetimi bu anlamda avantajlar sunarken, yüksek rekabet sizi itibarı bir kenara koyup reklam iletişiminin frekansını artırmaya itebilir.
- Biraz da marka. Stratejik çerçeve, marka vaadi, marka karakteri gibi çalışmalarla bir strateji belirlersiniz. Bu konularda bilgi/deneyim sahibi değilseniz bir marka danışmanına gidebilirsiniz. Basitçe özetlemek gerekirse hedef kitleniz ile ilgili bilgi sahibi olmalı, karşılarına nasıl çıkacağınızı belirlemeli, hangi farklılığınızı öne süreceğinizi bulmalı ve harekete geçmelisiniz. Tabi ki yaratıcı bir şekilde, trendleri ve rakipleri de iyi inceleyerek yapmalısınız.
- Hedef kitlemiz -bir görüşe göre- 1995-2012 arası doğumlu Z neslidir. Z nesli hakkında ne biliyoruz? Ne yer ne içerler, endişeli mi, mutlu mu, hayalperest mi karamsar mılar? Neden sizi seçsinler? Bir önemli ipucu; hiçbir fikriniz yoksa geçen sene sizi seçmiş çocukları alın karşınıza, bir kahve ikram edin, sorun ve dinleyin.
- Üniversiteler doğal şekilde prestijli kurumlardır, çünkü buralarda “yüksek” eğitim yapılır. Bir üniversitenin itibar yönetimi bu anlamda avantajlar sunarken, yüksek rekabet sizi itibarı bir kenara koyup promosyonun (reklam ve tanıtım) frekansını artırmaya itebilir. “Her akşam TV’lerde her üniversiteden hoca çıkıyor, bizden kimse yok!!”. Duyarsınız. Burada bir denge kurmak gerekir. Bu biraz da marka stratejistinin kuracağı oyun. O da sizden bir araştırma isteyecektir, hiçbir şey sormadan önünüze reçete koyan birileri varsa, arkanızı dönüp uzaklaşın.
- Son olarak iyi bir takımınız varsa rahat edersiniz. Web sitesi, sosyal medya, etkinlik, prodüksiyon, tanıtım ve tercih dönemi organizasyonu için çalışanlarınız ve hatta mümkünse tasarımcılarınız olmalı. Bunları da ahenkle yönetmelisiniz.
Buraya kadar okuyanlar için eklemek isterim. En önemli tavsiyeyi sona bıraktım; mutlaka ama mutlaka mevcut öğrencileri oyuna sokun. Bunun sayısız faydası var. Yüksek enerji, eğlenceli/sıcak çalışma ortamı, kullanıcı deneyimi paylaşımı, mutlu öğrenciler, aktif sosyal medya kullanıcıları, konuşulma etkisi, içgörü ve dahası.
Üniversitelerimizin akademik üretimin yanında birer marka olarak da dünya liginde daha üst seviyelere yükselmesini temenni ederiz.
Ebubekir Kalkan